Эффективные стратегии разработки плана работы по направлению: секреты успешного планирования

Эффективные стратегии разработки плана работы по направлению: секреты успешного планирования

Стратегическое планирование представляет собой структуру, схему или набор управленческих методов и инструментов для определения основных направлений деятельности организации. Такое планирование используют для прогнозирования, формирования показателей развития компании, определения её назначения на рынке, перспективности и успешности в данном бизнесе.

Правильная организация мероприятий стратегического планирования в системе менеджмента позволяет корректно оценивать внешние угрозы для компании, искать потенциальные возможности для развития на основе проведённого анализа. Результатом процесса является составление стратегического плана – документа, описывающего стратегические и тактические цели, подкреплённые расчётами и практическими исследованиями. Стратегические планы составляются на долгосрочный период (от трёх до пяти лет), среднесрочный период (годовые), также бывает и составной краткосрочный план (меньше года). Объединяются сочетанием общей бизнес идеи и управленческой волей собственников организации.

К плюсам внедрения системы стратегического планирования можно отнести:

1. Проведение всестороннего анализа возможных опасностей для бизнеса;
2. Оптимизацию деятельности персонала;
3. Выработка благоприятной среды для успешной реализации стратегии;
4. Появление предпосылок для развития стратегического мышления топ-менеджмента;
5. Рациональное распределение ресурсной базы;
6. Эффективное управление внутренними процессами;
7. Концентрацию на ключевых направлениях развития.

Стратегическое планирование выполняется регулярно с письменной фиксацией. Это необходимо для ясного и корректного понимания планов всеми участниками рабочего процесса. Какими бы конкретными и чётко сформулированными планы не казались в голове у руководителей, они должны быть зафиксированы и в письменном виде доведены до подчинённых во избежание некорректной интерпретации или двойного толкования. Таким образом, предубеждается целый ряд недопониманий, обеспечивается согласованность и ответственность действий управляющего звена и персонала.

Стратегическое планирование – эффективный инструмент, помогающий в принятии управленческих решений. Он помогает своевременно вносить коррективы в деятельность организации. Суть стратегического планирования заключается в его функциях. В их число входят:

• Адаптация компании к внешним условиям, организация связи с окружением. Современный бизнес должен обладать достаточной гибкостью для адаптации к благоприятным возможностям и угрозам. Для этого разрабатываются различные варианты развития событий, обеспечивающие приспособление стратегии компании к внешней среде.
• Рациональное распределение ценных, дефицитных ресурсов, включая фонды компании, технологии или управленческий опыт её менеджмента.
• Координация всех подразделений, отделов организации, выявление её сильных и слабых сторон для успешной внутренней интеграции.
• Осознание организационной стратегии с использованием опыта принятых ранее решений.

Связанные вопросы и ответы:

Что включает в себя план работы по определенному направлению

По обязательности:

• Директивное : план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
• Индикативное : второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.

По срокам достижения:

• Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
• Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
• Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.

По содержанию плановых решений:

• Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
• Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
• Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
• Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов , стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.

Какие этапы необходимо пройти при разработке плана работы

Основные понятия и определения

Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, приме­нении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их выполнения, согласовании действий организаций — участников проекта.

На этапе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта: продолжительность по каждому из контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования, сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны обеспечивать реализуемость проекта в заданны сроки с минимальной стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим качеством.

Основная цель планирования состоит в построении модели реа­лизации проекта. Она необходима для координации деятельности участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в ко­тором должны выполняться работы и т. д.

Планирование представляет собой совокупность связанных между собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом планирования проекта является разработка первоначальных планов, являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по проекту и является основой для его применения, так как проводится сравнение между плановыми ифактическими показателями.

Процессы планирования

Планирование относится к наиболее важным процессам для проекта, так как результатом его реализации является обычно уникальный объект, товар или услуга. Объем и детальность планирования определяется полезностью информации, которую можно получить в результате выполнения процесса и зависит от содержания (замысла) проекта.

Процессы планирования могут повторяться и входить в состав итерационной процедуры, выполняемой до достижения определенного результата. Например, если первоначальная дата завершения проекта неприемлема, то требуемые ресурсы, стоимость, а иногда и содержание проекта должны быть изменены. Результатом в этом случае будут согласованные сроки, объемы, номенклатура ресурсов, бюджет и содержание проекта, соответствующие его це­лям. Сам процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому предлагаемые в результате планирования варианты плана могут отличаться, если они разрабатываются разными командами, специалисты в которых по-разному оценивают влияние на проект внешних факторов.

Основные процессы планирования могут повторяться несколько раз, как в течение всего проекта, так и его отдельных фаз. К ос­новным процессам относят:

планирование содержания проекта и его документирование;

описание содержания проекта, определение основных этапов реализации проекта, декомпозиция их на более мелкие и управляемые элементы;

составление сметы, оценку стоимости ресурсов, необходимых для выполнения работ проекта;

определение работ, формирование списка конкретных работ, которые обеспечивают достижение целей проекта;

расстановку (последовательность) работ, определение и документирование технологических зависимостей и ограничений на работы;

оценку продолжительности работ, трудозатрат и других ресурсов, необходимых для выполнения отдельных работ;

расчет расписания, анализ технологических зависимостей выполнения работ, длительностей работ и требований к ресурсам;

планирование ресурсов, определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах потребуются для выполнения работ проекта. Определение того, в какие сроки работы могут быть выполнены с учетом ограниченности ресурсов;

составление бюджета, привязка сметных затрат к конкретным видам деятельности;

создание (разработку) плана проекта, сбор результатов остальных процессов планирования и их объединение в общий документ.

Какие основные компоненты должны быть включены в план работы по направлению

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные принципы служат фундаментом любой методологией управления временем:

• Постановка конкретных целей. Это пожалуй самое важное в управлении временем и жизнью. Нужно постоянно понимать для чего вы вообще живете и совершаете какие-либо действия. Цель управления временем - добиться того, чтобы вся ваша деятельность наиболее эффективным путем вела вас к выполнению определенных целей - краткосрочных или долгосрочных. Даже время с близкими или просмотр фильма несут за собой цель - сделать вас счастливыми и отдохнувшими, чтобы в рабочее время вы могли продуктивно выполнять другие цели.
• Планирование действий . Исходя из ваших целей вы должны составить список дел, разбивая объемные дела на мелкие подзадачи. Благодаря планированию, у вас будет четкий план достижения любых целей . Конечно его придется иногда корректировать и перенаправлять, так как в жизни ничего не идет на 100% по плану, но план все равно в итоге приведет вас к цели. Планы на день, на неделю и на месяц, также, будут исходить из глобальных целей, и таким образом, каждый день вы будете делать шаги к тому, чего хотите добиться, и не будете терять время зря.
• Расстановка приоритетов . Рассортируйте дела по степени важности проекта и срочности дела. Выполняя действия последовательно: от срочных к второстепенным, вы всегда будете успевать закончить в срок. Самые важные и срочные дела нужно планировать на пики своей продуктивности.
• Фокусирование на главном . Ежедневно совершая маленькие задачи, помните о глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее . Научитесь говорить «нет» всему, что не ведет вас к целям или не дарит позитивных эмоций. А во время работы старайтесь не отвлекаться на соц.сети или общение, избегая незапланированных перерывов.
• Анализ опыта . Генерируйте осознанность, следите за результатами в вашей жизни от внедрения изменений. Очень важно анализировать свои ошибки и негативно повлиявшие на вас ситуации, чтобы в будущем предотвратить все, что отнимает ваши личные ресурсы. Подстраивайте все подходы к управлению временем под себя, создавая свой индивидуальный свод правил под разные деятельности.
• Планирование отдыха . Качественно отдохнувший человек способен на большее. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Всем хочется побыстрее приблизиться к целям, но не стоит экономить на общении с близкими, сне или вашем хобби. Регулярно занимайтесь тем, что дарит вам чувство счастья, дает энергию на дальнейшую работу и помогает не выгорать.

Почему важно мониторить и периодически корректировать план работы

Все планы работ едины по своему содержанию. В документе описываются цели компании, выраженные в числовых значениях. Например, необходимый размер выручки в рублях, количество клиентов в базе. Затем цель декомпозируется и в документ вносятся действия для ее достижения. Для каждого этапа прописывается ответственное лицо и сроки выполнения.

Наличие подобного документа дает компании такие преимущества:

• стратегия составляется с опорой на план, следовательно, она соизмерима имеющимся ресурсам и возможностям;
• необходимость в ресурсах (человеческих, трудовых, финансовых) можно спланировать заранее и подготовить их к началу выполнения очередного этапа;
• если наблюдается избыток ресурсов, то его можно направить на наиболее важные или перспективные направления. Если бы документа в организации не было, то ресурсы бы простаивали, то есть использовались бы неэффективно;
• работу персонала можно корректировать по ходу выполнения, так как у руководителя направления есть план и ориентир в виде необходимого конечного результата;
• персонал больше мотивирован, ведь благодаря документу работники понимают, что от них требуется.

Однако чтобы получить все преимущества, необходимо составить документ правильно. За его формирование отвечает собственник предприятия и несколько топ-менеджеров, руководителей подразделений. Однако именно собственник берет на себя и все риски. Самым большим риском считается невыполнение плана, связанное с нереалистичными целями.

Какие преимущества приносит наличие четкого плана работы по направлению

Первый инструмент оперативного управления проектами ― Канбан-доска. Она помогает упорядочить повседневную работу и организовать гибкий подход к планированию проекта. Она представляет собой пространство, на котором визуально отображаются все задачи проекта и их текущий статус. Создать канбан-доску можно на любой доске офлайн и поставить ее в кабинете. А также ее можно сделать с помощью цифровых инструментов. Преимущества онлайн-формата:

• можно организовывать работу удаленных сотрудников,
• больше возможностей для визуализации, в отличие от офлайн-доски,
• есть инструменты аналитики, которые помогут следить за продуктивностью работы над проектом.

Составляющие Kanban-доски

Ключевые составляющие Kanban-доски ― колонки . Это вертикальные области на доске, которые отражают этапы работы или статус карточек.

На доске могут быть простые этапы: «В очереди», «В работе» и «Готово». То есть, каждый сотрудник выбирает задачу из колонки «В очереди». Затем перемещает ее в столбец «В работе». Так сотрудник оповещает всех о своей занятости. Как только работа будет сделана, карточку нужно переместить в «Готово». И так с каждой задачей. Вы можете добавлять неограниченное количество колонок на вашу доску и давать им любые названия, чтобы детальнее отобразить рабочий процесс.

Следующая важная составляющая Kanban-доски ― карточка. Все задачи передвигаются по выделенным этапам и сигнализируют членам команды о продвижении работы над проектом и занятости конкретных сотрудников. Одна карточка, как правило, соответствует одной рабочей задаче.

В карточках Kaiten можно настроить разные визуальные сигналы, которые помогут еще подробнее описать задачи:

• отметки ответственных за выполнение работы,
• дедлайны,
• важные файлы для выполнения ТЗ,
• размеры карточек (если команда использует Scrum ), чек-листы для контроля выполнения и другие поля , которые вы сами захотите добавить.

Все эти показатели кратко отображаются на основной доске. То есть, посмотрев на карточку, любой член команды способен оценить степень готовности задачи, успевает ли ответственный выполнить ее в срок, нужна ли помощь.

Особенносность Канбан-доски в Kaiten ― наличие дорожек . Это горизонтальные области на доске, которые помогают разделить задачи по приоритетам, классам или исполнителям. Например, на изображении ниже вы можете увидеть, как с помощью дорожек возможно разделить задачи на срочные и обычные.

В целом Канбан-доска помогает быстро замечать узкие места — когда на одном этапе скапливается много карточек.

Не забывайте проводить ретроспективные встречи и исследовать проблемы рабочего процесса. Постоянный анализ поможет выполнить проект в срок или даже раньше.

Канбан-доску можно адаптировать почти под любой проект. Их используют для управления портфелями проектов , для разработки IT-продуктов , в маркетинге и даже в HR-департаментах .

Какие инструменты эффективно помогают в организации плана работы

Потом я сажусь ставить цели на следующий год. Когда я начинал заниматься целеполаганием, мне за глаза хватало нескольких целей. Но потом я заметил, что год – это достаточно долго, и по-хорошему за это время можно успеть значительно больше. Так что теперь я ставлю гораздо больше целей – около 15 – и стараюсь сделать так, чтобы они охватывали все пять сфер моей жизни.

В итоге я почти никогда не достигаю за год прямо всех поставленных целей – обычно мой показатель успешности ближе к 70%. Но я не занимаюсь по этому поводу самобичеванием и не считаю это большой проблемой.

На мой взгляд, лучше поставить 15 целей и достигнуть 70% из них, чем на 100% выполнить три цели.

Но при этом, все цели не обязательно должны быть одинаковыми по важности. Каждый год я выбираю одну какую-то сферу – обычно это та область, где давно не было значимого прогресса – и ставлю в ней одну главную цель года. Эта цель должна быть реально крутая – я описываю её для себя как «Что должно произойти в течение года, чтобы даже если всё остальное пойдёт наперекосяк – я всё равно останусь дико доволен и посчитаю, что год удался?» Это достаточно жёсткий критерий, поэтому главной целью оказываются почти всегда какие-то прорывные для моей жизни амбиции.

Соответственно, в течение года я каждый день оказываю этой альфа-цели первостепенное внимание: до того, как переходить к другим вещам, я всегда спрашиваю себя – а что я сделал для главной цели? Если ответ – «ничего», то заниматься другими вещами рано, надо сначала хоть как-то продвинуться в направлении самой козырной цели. Такой фокус позволяет мне быть уверенным, что самое важное для меня не окажется в составе тех 30% нереализованных целей. Именно через принцип «главной цели на год» я в своё время купил квартиру, сменил карьеру и переехал в Москву, поднял уровень доходов в несколько раз, начал ходить в тренажёрный зал и набрал 15 кг, встретил свою спутницу жизни.

Ещё один важный момент – это сама формулировка целей. Классическая рекомендация звучит как «цели должны соответствовать принципам  SMART » (быть конкретными, привязанными ко времени, и так далее), но вы это и так сто раз читали, я уверен. Мне кажется более важным остановиться на различии целей от результата и от процесса.

Расскажу на примере: можно поставить себе цель «хочу накачаться как Арни, и жать соточку от груди через год». Проблема в том, что результат при такой формулировке находится уж очень далеко от стартовой точки (особенно если вы такой же худосочный нёрд, как я), и поддерживать должный уровень мотивации, страдая месяцами в зале и всё ещё видимо не приближаясь к конечной цели, довольно сложно.

Поэтому мне больше нравятся «процессные» цели (некоторые их называют проще – привычками): например, «в течение года я буду ходить в зал три раза в неделю и делать то, что говорит тренер». Это уже психологически гораздо проще – речь идёт не о каком-то труднодостижимом результате через год, а о том, над чем у меня есть полный контроль. Позанимался три раза за неделю – и уже можно быть собой довольным, даже если рубашка ещё не начала рваться в плечах. Как ни странно, если регулярно делать правильные процессные вещи, то и результат рано или поздно скорее всего получится такой, какой нужно.

Когда я начинал заниматься целеполаганием, мне казалось, что несколько целей будет достаточно. Но с течением времени я понял, что год – это слишком длинный срок, и можно достичь куда больше. Теперь я ставлю около 15 целей, охватывающих все пять сфер моей жизни.

Выбор инструментов

Я использую следующие инструменты для организации плана работы:

• Таблица целей – это мой основной инструмент для планирования. Я описываю каждую цель, ее приоритет, сроки и шаги для ее достижения.
• Календарь – я планирую каждый день, неделю и месяц, чтобы контролировать прогресс и не отставать.
• Прогресс-трекер – я отслеживаю свой прогресс по каждой цели и отмечаю успехи и неудачи.
• Рефлексия – я регулярно отражаюсь над достижениями и неудачами, чтобы корректировать свой план и не повторять ошибок.

Принцип «главной цели на год»

Я выбираю одну из пяти сфер моей жизни, где не было прогресса, и ставлю в ней главную цель года. Эта цель должна быть реально крутой – я описываю ее для себя как «Что должно произойти в течение года, чтобы даже если все остальное пойдет не так – я все равно останусь доволен и посчитаю, что год удался?»

Такой принцип помогает мне быть уверенным, что самое важное для меня не окажется в составе тех 30% не реализованных целей.

Как установить реалистичные сроки и цели в плане работы по направлению

На первый взгляд всё складывается не плохо: работа продвигается, руководство довольно результатами проектов, реализованных с вашим участием, и уже обсуждается вопрос вашего повышения в должности. Однако, при этом вы ощущаете нечеловеческую усталость и чувствуете, что профессиональное выгорание уже не за горами…

Согласитесь, нередко перегрузки на работе возникают по нашей собственной вине. Иногда мы переоцениваем свои способности или не можем точно определить, сколько времени нам потребуется для выполнения того или иного задания. А порой не умеем отказывать в помощи коллеге или не говорим «нет» начальнику, который постепенно увеличивает нам нагрузку. В итоге дела накапливаются, напряжение возрастает, а вместе с ним приходит и профессиональное выгорание. Как с этим всем справиться?

1. Научитесь расставлять приоритеты. Чтобы эффективнее справляться с поставленными задачами, научитесь планировать свой рабочий день, неделю или даже месяц. Запишите по пунктам всё, что вам надо сделать и укажите время, которое понадобится для выполнения каждого из возложенных на вас обязательств. При этом постарайтесь объективно оценить их важность и правильно расставить приоритеты. Многозадачность ещё никому не пошла на пользу, в то время как поэтапная реализация грамотно составленного плана помогает избежать перегрузок и способствует достижению лучших результатов.
   Если вы не можете справиться с этой задачей самостоятельно, обратитесь за помощью к руководству. Попросите начальника определить, какую работу следует выполнить в первую очередь, а что можно отложить на потом.

1. Отказывайтесь от выполнения ненужных поручений. Если расстановка приоритетов не помогла снизить нагрузку, научитесь отказываться от выполнения заданий, которые вы считаете ненужными или бесполезными. Но сначала научитесь грамотно аргументировать свою точку зрения, чтобы вы могли доказать начальнику, что та или иная задача не так уж и важна. Однако здесь нужно семь раз отмерить прежде, чем один раз отрезать. Если вы всё же сомневаетесь в своей правоте, посоветуйтесь с компетентным человеком, мнению которого доверяете. Он непременно поможет вам разобраться в ситуации. После этого вы сможете принять правильное решение, и не будете страдать от перегрузок на работе.
2. Делегируйте полномочия. Посмотрите вокруг: возможно, у вас в подчинении работает специалист, которому вы могли бы поручить выполнение одной из поставленных перед вами задач? Или попросите коллегу помочь вам. Однако при этом пообещайте, что в подобной ситуации вы также придёте ему на выручку. Только не забудьте детально объяснить суть задания и передайте сотруднику все документы, необходимые для выполнения задания.
3. Автоматизируйте рабочие процессы. Если вы работаете один, и на помощь сотрудников рассчитывать не приходится, постарайтесь автоматизировать выполнение всех повторяющихся задач. Для этого можно использовать уже готовые программные продукты или обратиться за помощью к штатному IT -специалисту, который дополнит вашу рабочую программу необходимой функцией.
4. Не спешите. Человеку, который стремится выполнить максимальное количество заданий, свойственна спешка. Однако если вы будете работать без суеты, ваши действия станут более собранными. Это не только повысит эффективность вашей работы, но и поможет избежать перегрузки на работе.
5. Не жалуйтесь. Даже если вы ощущаете дискомфорт от вороха накопившихся получений, не стоит идти к руководителю, чтобы просто пожаловаться на высокую загруженность. Пустые разговоры, нытьё и жалобы не помогут начальнику проникнуться вашими переживаниями. К руководству можно обратиться лишь в том случае, если вы готовы обсудить с ним выход из сложившейся ситуации.
6. Перенесите дедлайн. Если вы понимаете, что не успеваете выполнить поручение вовремя, постарайтесь сообщить об этом как можно раньше. При этом обязательно укажите новый срок, к которому вы точно будете готовы сдать работу. Но не забывайте, что просить об отсрочке можно не более одного раза. Если вы заговорите об этом снова, то руководство может усомниться в вашей компетентности.
7. Перестаньте себя жалеть. Это самое бесполезное из того, что вы можете сделать! Так вы не решите проблему, а лишь напрасно потратите драгоценное время и силы. Поверьте, если вы будете постоянно повторять себе, что вы несчастны, загружены делами, и никто не видит, как вы страдаете – легче вам не станет. В конце концов, ваша работа оплачивается. А если вы с чем-то не согласны, то поговорите об этом с работодателем. Ваша попытка оказалась безрезультатной? В таком случае всегда можно подыскать другую работу, где нагрузка будет не такой тяжёлой.

Как избежать перегрузки и избыточности в плане работы

Новый участник команды уязвим с точки зрения стресса, для него в новинку всё — от коллег до рабочих инструментов. Цель эффективного кадрового управления — быстро ввести сотрудника в рабочий процесс и раскрыть есь его потенциал. Этому способствуют программы адаптации, которые впервые появились в IT-сфере, но постепенно распространяются и в других направлениях.

Чем быстрее сотрудник поймает рабочую волну, тем больше пользы он принесёт компании. На этом основан личностный подход, при котором руководство сосредоточено на организации комфортных рабочих условий. И первым этапом взаимодействия между работником и работодателем становится мягкая адаптация.

Факторы, которые влияют на адаптацию

Трудовая адаптация, или онбординг, — это действия организации и нового работника, которые помогают быстро включиться в работу и влиться коллектив.

На этот процесс влияют:

• опыт кандидата — он может уже иметь трудовой стаж или быть молодым выпускником вуза;
• личные качества человека — инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость и т. д.;
• время, заложенное на адаптационный период;
• должность, на которую пришёл человек, и степень ответственности;
• психологический климат в коллективе;
• размер и специфика организации;
• развитость корпоративной культуры;
• управленческие навыки руководства.

Первичная адаптация влияет не только на внутренние бизнес-процессы, но и на кадровый имидж компании.

Виды адаптации

Приспособление к новой обстановке — многосторонний процесс.

Он включает несколько видов адаптации к меняющимся условиям:

• Психофизиологическая — перестройка психики, режима жизни, физиологических процессов.
• Социальная — усвоение норм общения в новом коллективе, налаживание контактов, становление как члена команды.
• Профессиональная — оценка знаний и навыков, их изменение под новые требования.
• Производственная — изучение трудовых норм в компании, регламентов, рабочих инструментов, оборудования.
• Организационно-административная — знакомство с подходами к управлению, внутренней кадровой программой и организационной структурой.
• Финансовая — перестроение бюджета, соотношения доходов и расходов с учётом нового заработка и других условий, к примеру, проезда к месту работы.

Когда обе стороны понимают, на каких уровнях идёт адаптация, она проходит с минимальным стрессом.

Основные проблемы новых сотрудников

Почувствовать себя комфортно на новом месте могут мешать объективные причины:

• Нехватка знаний о производственных процессах, источников для быстрого их изучения.
• Равнодушное отношение коллектива, холодное управление руководства.
• Недостаток практики, отсутствие доступа к быстрому её получению.
• Дезориентация на территории, растерянность при поиске нужного отдела или сотрудника.

Не у всех организаций есть оформленный адаптационный план.

Поэтому при трудоустройстве стоит спросить:

• будет ли за новичком закреплён наставник;
• понятно ли организован первый день на новом рабочем месте;
• насколько чётко сформулированы задачи на время испытательного срока.

Новая обстановка — это выход из зоны комфорта. Новичок испытывает неуверенность и страх, даже если программа перемен позитивная. Многие увольняются, не проработав и года, из-за некомфортной психологической обстановки, субъективных личностных переживаний, на которые в компании не обратили внимание.

Методы адаптации персонала

Каждая компания формирует свой план адаптации новых членов коллектива.

Большинство подходов основаны на трёх базовых методиках:

Полная самостоятельность. Из-за избытка специалистов в определённых профессиональных направлениях работодатели не слишком беспокоятся об удержании кадров. Увольнения и подбор альтернативы для них не проблема, поэтому новички предоставлены сами себе. Если при таком способе они смогут перестроиться самостоятельно и быть результативными — останутся в организации, а не смогут — им быстро найдут замену.

«Спартанские» условия. Некоторые коллективы формируются как привилегированные, где остаются только сильнейшие, характер нового работника проверяется и закаляется жёсткими требованиями даже в период адаптации. Коллеги и руководство относятся сурово, иногда пренебрежительно. Вольются в команду только те, кто сумеет преодолеть трудности.

Партнёрские отношения. Современный демократичный подход к управлению, который часто оказывается эффективнее других. Вложенные в кадровые мероприятия усилия окупаются лояльностью и преданностью команды. Руководство воспитывает сотрудников под свои задачи, а не тратит время на поиск вероятных «самородков».

Какие методы адаптации плана работы применимы в случае изменения условий или целей

Так как ты можешь иметь в перечне дел задачи обоих типов, необходимо учитывать данный факт при составлении списка. Получается, что их нужно каким-то образом совместить. Именно поэтому жесткое и гибкое планирование чаще всего объединяются в один алгоритм.

Данная техника впервые была детально описана специалистами по тайм-менеджменту Глебом Архангельским и Дэвидом Алленом. Суть заключается в том, чтобы составить план дел на базе именно жестких задач, а гибкие равномерно распределить в оставшихся «окнах».

И здесь очень важно четко понимать приоритетность того или иного предстоящего обязательства. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 основных этапов, понимание которых поможет тебе справиться даже с большим количеством важных задач:

• Планирование жестких дел.

Всё начинается с выделения задач, которые никак не получится перенести на другое время. Используй обычный блокнот или ежедневник. Если так будет удобнее, можно прибегнуть к Помощи планшета, смартфона или ПК.

Слева расположи часовую сетку. Справа записывай перечень предстоящих дел. На данном этапе тебе не нужно выбирать, какие задачи более важные, а какие менее. Просто распредели их по времени, чтобы сразу было видно, сколько остается «окон».

При формировании задач старайся использовать более конкретные формулировки с упором на желаемый результат. Сразу пиши, чего необходимо добиться по итогам встречи или собрания, например, «заключить контракт с ООО «Рога и Копыта».

Не упускай их вида и время, которое потребуется на подготовку к событию. Если встреча с партнером запланирована в кафе, сразу выдели количество минут, необходимое для поездки к нужному месту. Иначе план постепенно сдвинется, и ты что-то не успеешь выполнить.

• Составление списка гибких дел.

Теперь распредели все задачи, которые желательно завершить сегодня, но они не привязаны к определенному времени. Скорее всего, большую часть перечня займут регулярные дела. Кстати, электронные органайзеры могут добавлять их в автоматическом порядке.

Помни, что накладывать одно дело на другое нельзя. Даже если тебе кажется, что оно займет совсем немного времени, всегда есть риск, что именно этих минут не хватит для выполнения жесткой задачи.

• Выделение приоритетных гибких задач.

Определись с тем, что тебе необходимо выполнить именно сегодня. Пусть это будет 2-3 дела, больше не нужно. Пометь их в списке каким-нибудь контрастным цветом, например, красным. Именно с этих задач и нужно начинать работу.

Помни про жесткие дела, которые имеют временные ограничения. Все остальные гибкие задачи должны просто немного перемешаться в зависимости от их приоритетности. То есть, дела, отмеченные красным цветом, займут верхние позиции списка.

Скорее всего, они также будут разбиваться жесткими задачами. Оставшиеся не настолько важные гибкие дела можно разместить в течение дня таким образом, чтобы получилось максимально комфортно конкретно для тебя.

• Распределение времени на самые крупные и важные задачи.

Удели особое внимание приоритетным делам. Второстепенные гибкие задачи могут в итоге и не оказаться в числе выполненных за сегодняшний день. И это в принципе нормально, потому что они не имеют строгих временных рамок.

В процессе бюджетирования минут и часов ориентируйся на опыт и интуицию. Скажем, если ты точно знаешь, что просмотр рабочей почты способен затянуться на несколько часов из-за разгребания кучи спама и рекламы, заложи на него максимальный по длительности период.

Обязательно имей хотя бы небольшое количество времени на непредвиденные обстоятельства. Например, ты можешь заняться написание годового отчета, а в это время тебя незапланированно вызовет к себе руководитель проекта.

Оптимальный объем резерва составляет примерно 40% от времени, запланированного на выполнение этой задачи. Это позволит тебе успеть все сделать строго по списку, не выбиваясь из графика.

• Строгое поэтапное следование полученному плану.

Гибкие задачи выполняются в зависимости от их приоритетности только в промежутках между жесткими, но никак не наоборот. В этом и заключается главная идея данного алгоритма. Все невыполненные сегодня гибкие дела должны быть автоматически перенесены на следующий день.

Если задача уже успела несколько раз перекочевать из одного списка в другой, стоит задуматься, а нужно ли вообще ей заниматься. Когда проблема заключается в её сложности, попробуй разбить её на несколько более простых.

Принцип жестко-гибкого планирования помогает успеть закончить все самые важные дела и заранее сформировать задачи на несколько дней вперед. Ты отлично справишься со всеми рабочими моментами и обязательно найдешь немного времени для отдыха.